CONTEXTO
La cohesión de los equipos es un factor determinante para su buen funcionamento. Sobre todo en una fase inicial de un departamento o proyecto, en la que se está todavia creando una misión común, la cohesión juega un rol fundamental.
Dentro de la cohesión hay algunos aspectos particularmente relevantes:
1) El conocimiento entre los diferentes miembros del equipo.
2) La confianza entre los miembros del equipo
3) La forma en la que la misión común del departamento está clara y definida para todos.
4) El alineamiento de todos los miembros con esa misión, creando una visión común.
Estos son los puntos de partida para la creación y desarrollo de un equipo capaz de avanzar de forma orientada, productiva y enfocada.
PROBLEMA CONCRETO/DESAFIO
Este proyecto se ha desarrollado para BSM:SA (Barcelona Serveis Municipals), una empresa catalana con 1200 trabajadores, para su nuevo departamento -Servicio de Atención al Cliente - que abrió puertas en Septiembre del 2015, con un equipo de 25 profesionales. Habiendo empezado del zero, su equipo contaba con miembros de diferentes departamentos de la empresa, pocos de los cuales ya se conocían entre ellos.
Al ser creado de raíz a todos los niveles (procedimientos, logística, equipo de mandos, equipo operativo, modo de funcionamiento) este departamento estuve en fase de creación de sus bases durante cerca de medio año. Al fin de ese período, y ya con el departamento en marcha, la dirección del departamento ha podido por fin definir la estratégia para trabajar la Cohesión del equipo, enfocando a los cuatro objetivos específicos descritos anteriormente.
DESCRIPCIóN DE LA INTERVENCIÓN
Esta intervención ha estado diseñada en proceso de co-creación entre los miembros de dirección del departamento y Edite Amorim THINKING-BIG, la proveedora de formación-intervención.
Se ha hablado, además, con 3 de los sub-cordinadores del departamento, conociendo sus dificultades en el trabajo concreto, y las de sus sub-equipos.
Toda esta información ha sido sistematizada, yendo al encuentro de los 4 puntos enfocados como los objetivos fundamentales de trabajo para un equipo con cohesión.
Con esta información recogida, se ha creado un cuestionario online de evaluación pre-intervención, enviado por el coordinador a todo el equipo. El cuestionario, anónimo y corto (10 cuestiones), permitía conocer las opiniones sobre el conocimiento que tenían sobre sus compañeros, la sensación de equipo de cada miembro, y sus percepciones sobre la misión del departamento.
La cohesión de los equipos es un factor determinante para su buen funcionamento. Sobre todo en una fase inicial de un departamento o proyecto, en la que se está todavia creando una misión común, la cohesión juega un rol fundamental.
Dentro de la cohesión hay algunos aspectos particularmente relevantes:
1) El conocimiento entre los diferentes miembros del equipo.
2) La confianza entre los miembros del equipo
3) La forma en la que la misión común del departamento está clara y definida para todos.
4) El alineamiento de todos los miembros con esa misión, creando una visión común.
Estos son los puntos de partida para la creación y desarrollo de un equipo capaz de avanzar de forma orientada, productiva y enfocada.
PROBLEMA CONCRETO/DESAFIO
Este proyecto se ha desarrollado para BSM:SA (Barcelona Serveis Municipals), una empresa catalana con 1200 trabajadores, para su nuevo departamento -Servicio de Atención al Cliente - que abrió puertas en Septiembre del 2015, con un equipo de 25 profesionales. Habiendo empezado del zero, su equipo contaba con miembros de diferentes departamentos de la empresa, pocos de los cuales ya se conocían entre ellos.
Al ser creado de raíz a todos los niveles (procedimientos, logística, equipo de mandos, equipo operativo, modo de funcionamiento) este departamento estuve en fase de creación de sus bases durante cerca de medio año. Al fin de ese período, y ya con el departamento en marcha, la dirección del departamento ha podido por fin definir la estratégia para trabajar la Cohesión del equipo, enfocando a los cuatro objetivos específicos descritos anteriormente.
DESCRIPCIóN DE LA INTERVENCIÓN
Esta intervención ha estado diseñada en proceso de co-creación entre los miembros de dirección del departamento y Edite Amorim THINKING-BIG, la proveedora de formación-intervención.
- Pré-intervención
Se ha hablado, además, con 3 de los sub-cordinadores del departamento, conociendo sus dificultades en el trabajo concreto, y las de sus sub-equipos.
Toda esta información ha sido sistematizada, yendo al encuentro de los 4 puntos enfocados como los objetivos fundamentales de trabajo para un equipo con cohesión.
Con esta información recogida, se ha creado un cuestionario online de evaluación pre-intervención, enviado por el coordinador a todo el equipo. El cuestionario, anónimo y corto (10 cuestiones), permitía conocer las opiniones sobre el conocimiento que tenían sobre sus compañeros, la sensación de equipo de cada miembro, y sus percepciones sobre la misión del departamento.
Los resultados de este cuestionario se juntaron a las percepciones de los coordinadores del departamento, revelando que el equipo:
- Sentía que se conocía poco;
- No sentía que compartia la misión y que tampoco la conocía demasiado bien;
- No estaba perfectamente alineado con el estilo de liderazgo que existía en el departamento;
Con base en estos resultados, se creó el proyecto "ABRIR PUERTAS", diseñado para ir al encuentro de estas necesidades, y de acuerdo con el tamaño del grupo y el tiempo total disponible para que todos estuvieran juntos.
Todo el proyecto, desde la parte de conocimiento de necesidades, definición de las preguntas del cuestionario, contacto con los participantes, ha estado hecho en proceso de co-construcción con la empresa. Los directores directos y los jefes de servicio han colaborado con información, debate y aportando ideas en todo el momento, permitiendo un proyecto 100% adaptado a las necesidades y a la realidad.
(Las respuestas a este cuestionario inicial - punto de partida - pueden ser vistos en la análisis comparativa de resultados, abajo).
- Intervención
La intervención consistió en una sesión conduzida por Edite Amorim, que reunió todos los miembros del departamento (coordinadores y directora incluídos).
La sesión fue descrita posteriormente por uno de los participantes y registada, con fotos.
El planing de la sesión incluyó:
- Warm-up
- Dinámicas de grupo para que los miembros se conozcan, incluso hobbies y aspectos más personales que eligen compartir.
- Dinámica de análisis de visión sobre el estado actual del departamento y la visión que desean para él (utilización de Moodboard). Debate y brainwriting sobre lo que falta para pasar de uno a otro (qué falta para pasar del estado actual del departamento para el estado deseado) y debate sobre cómo puede ayudar todo lo que se trabajó durante la sesión (el compromiso, el conocimiento sobre los demás).
- Cierre y evaluación subjetiva de la sesión - "Qué me llevo?", "Qué he ganado?", "Para qué ha servido?"
EVALUACIÓN DE LA INTERVENCION
Cuales fueron los feedbacks y resultados?
A nivel subjetivo y inmediato, los feedbacks de los participantes fueran francamente reveladores de la satisfacción con la sesión.
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A nivel objetivo, se ha vuelto a pasar el mismo cuestionario de evaluación inmediatamente después de la sesión (el propio día).
El análisis de las gráficas de los resultados de los cuestionarios ANTES y DESPUÉS permite verificar el impacto de la intervención formativa, demonstrando:
- Aumento del inter-conocimiento entre los trabajadores (jefes incluídos).
- Aumento de la sensación de cohesión de equipo.
- Aumento del conocimiento y sensación de estar alineameado con la visión del departamento.
El análisis de las gráficas de los resultados de los cuestionarios ANTES y DESPUÉS permite verificar el impacto de la intervención formativa, demonstrando:
- Aumento del inter-conocimiento entre los trabajadores (jefes incluídos).
- Aumento de la sensación de cohesión de equipo.
- Aumento del conocimiento y sensación de estar alineameado con la visión del departamento.
Aqui hay un punto curioso: Aunque no se hay trabajado directamente el tema del Liderazgo (simplemente se lo incluyó en el cuestionario para entender cómo lo sentía el equipo), la percepción de este ha sido afetada positivamente.
El hecho de que se haya trabajado el equipo, la cohesión, el interconocimiento entre todos los miembros del departamento (jefes y coordinadores de departamento incluídos), y alineado la visión, ha influído positivamente en la percepción del estilo y satisfacción con el estilo de Liderazgo.
Conocer mejor el equipo y la misión ha posibilitado trabajar, de forma indirecta, el Liderazgo.
El hecho de que se haya trabajado el equipo, la cohesión, el interconocimiento entre todos los miembros del departamento (jefes y coordinadores de departamento incluídos), y alineado la visión, ha influído positivamente en la percepción del estilo y satisfacción con el estilo de Liderazgo.
Conocer mejor el equipo y la misión ha posibilitado trabajar, de forma indirecta, el Liderazgo.
Aunque la predisposición para la formación y el punto de partida de los diferentes miembros no fuera muy elevada, este tipo de intervención ha sido capaz de trabajar los puntos clave a los que se ha propuesto, con franca satisfacción del coordinador y de la directora del Departamento, que añadió al informe final sobre la intervención:
"Una vez evaluados los resultados de la encuesta final, y sobre todo de las sensaciones que experimentamos todos juntos el sábado (que son las importantes al margen de los datos), debo concluir que la metodología es la acertada, que el equipo ha mejorado sustancialmente su pertenencia a un grupo, han sido capaces de trabajar aspectos que incluso no habíamos incluido (el liderazgo, entre otros), y lo mejor, han sido capaces de generar tanto un resumen muy bueno de la Misión y la Visión del Departamento…. Y ha sido además posible el concienciarse de todo el trabajo pendiente para llegar adonde queremos: ser un referente en nuestro sector para cualquier empresa. Misión cumplida." Laura A.
"Una vez evaluados los resultados de la encuesta final, y sobre todo de las sensaciones que experimentamos todos juntos el sábado (que son las importantes al margen de los datos), debo concluir que la metodología es la acertada, que el equipo ha mejorado sustancialmente su pertenencia a un grupo, han sido capaces de trabajar aspectos que incluso no habíamos incluido (el liderazgo, entre otros), y lo mejor, han sido capaces de generar tanto un resumen muy bueno de la Misión y la Visión del Departamento…. Y ha sido además posible el concienciarse de todo el trabajo pendiente para llegar adonde queremos: ser un referente en nuestro sector para cualquier empresa. Misión cumplida." Laura A.
Esta intervención demuestra la eficacia de estas estratégias de formación dinámica, interactiva y participativa en la creación de Equipo y en el desarrollo de su cohesión. Se invita a reflexionar sobre la importancia de apostar en este tipo de procedimiento en la creación de equipos en fases iniciales, haciendo de este un procedimiento común en las diferentes áreas de actividad.
Para cualquier duda sobre cualquier punto de este proyecto es posible contactar Edite Amorim: [email protected]
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